TonyPhamPham
Tài xế mới
1. Địa chỉ IP của server email bị đánh dấu spam
Có thể bạn không gửi email hàng loạt. Nhưng một cá nhân hoặc một nhóm trong công ty bạn gửi marketing. Và bị các khách hàng (những người nhận được email) khiếu nại hoặc đánh dấu spam. Điều này cũng có thể làm ảnh hưởng đến IP server bạn bị liệt vào danh sách Blacklist. Từ đó khiến cho phần mềm gửi email gửi vào spam.
Blacklist là gì
Cụm từ này có thể các bạn đã từng nghe khá nhiều. Hiểu đơn giản, nó là tên thường gọi của các tổ chức thống kê các máy chủ gửi thư rác. Các tổ chức này thường xuyên cập nhật các thủ thuật, dùng nhiều biện pháp để dò tìm các địa chỉ IP server mail có dấu hiệu đáng ngờ. Các tổ chức này hoạt động phi lợi nhuận. Họ làm việc độc lập không chịu ảnh hưởng của bất kỳ cơ quan hay chính phủ nào.
Cách gỡ bỏ IP server khỏi danh sách Blacklist
Bạn có thể gửi yêu cầu tháo gỡ IP server mail ra khỏi blacklist. Nhưng trước đó, bạn cần chắn chắn đã dừng mọi hoạt động gửi email marketing bằng server email của bạn. Bởi Blacklist sẵn sàng giam IP của bạn vĩnh viễn nếu server mail tái diễn phát tán thư rác nhiều lần.
Thông thường các tổ chức Blacklist sẽ xóa bỏ IP máy chủ ra khỏi danh sách trong vòng 7 ngày hoặc có thể lâu hơn tùy vào số lượng thư rác bị phát tán.
2. Cấu hình Email server gửi đi
Một trong những yếu tố cơ bản khiến email gửi vào spam nằm ở việc bạn đã cấu hình sai email domain với server gửi. Lần lượt kiểm tra lại các yếu tố sau nhé :
Cấu hình SPF record
Sender Policy Framework (SPF) là một cơ chế đánh giá email nhằm phát hiện email có phải được giả mạo hay không. Cơ chế sẽ kiểm tra email được gửi từ domain nào. Và domain này có thuộc quyền của người quản trị domain đó hay không. Nói cách khác, Record TXT SPF là một kỹ thuật nhằm tăng độ tin cậy cho email của bạn khi gửi đi.
Chưa cấu hình DKIM
DKIM (DomainKeys Identified Mail) là một phương pháp xác thực e-mail bằng chữ ký số của domain gửi thư. Trong đó khóa công khai thường được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record. Còn khóa còn lại được cấu hình trong mail server.
3. Nội dung email bị đánh dấu spam
Sau khi đã kiểm tra các vấn đề kỹ thuật, bạn sẽ xem xét tiếp đến Nội dung email. Đây thường là nguyên nhân chính khiến email gửi vào spam. Theo kinh nghiệm hỗ trợ của TOP, các yếu tố khiến nội dung mail bị đánh dấu spam bao gồm :
Bạn có thể tham khảo bài Nguyên nhân gửi email vào spam và cách khắc phục để đưa ra giải pháp phù hợp với nội dung của bạn.
4. Email của bạn gửi đến địa chỉ của các tổ chức SPAM
Có một thực tế có thể bạn không hề biết. Đó là các tổ chức Blacklist thường tạo ra hàng loạt địa chỉ email để kiểm tra và tìm kiếm IP spam. Nếu mail của bạn vô tình gửi đúng vào địa chỉ của các tổ chức này. Thì coi như IP của bạn đã bị Blacklist rồi.
Vậy giải pháp đặt ra rất đơn giản. Đó là bạn chỉ cần xem xét lại danh sách email khách hàng. Với những data không rõ nguồn gốc thu thập. Bạn nên loại bỏ chúng khỏi danh sách. Hoặc tốt hơn hết là bạn nên tự thu thập, xin thông tin khách hàng để xây dựng data chất lượng. Nên nói không với việc mua bán danh sách email.
5. Sử dụng các server gửi email kém chất lượng
Khá nhiều người dùng ngại đầu tư chi phí nên thường chọn lựa những bên giá rẻ. Và “tiền nào thì của nấy”. Trước khi quyết định lựa chọn 1 server nào, bạn cần biết một thực tế. Đó là các server gửi email marketing tạo ra rất nhiều IP để gửi email số lượng lớn hàng loạt. Các IP con này thường bị các tổ chức Blacklist kiểm tra thường xuyên. Bởi vậy, chắc chắn sẽ có một số lượng IP bị liệt vào danh sách đen.
Đối với các server email marketing uy tín. Họ thường định kỳ “làm sạch” các IP của mình để gỡ tên khỏi danh sách Blacklist. Nhưng bên cạnh đó, cũng tồn tại khá nhiều bên không cải thiện uy tín của server, vẫn để mặc các IP trong danh sách Blacklist mà không gỡ bỏ.
Giải pháp khắc phục gửi email vào spam đó là cần tìm hiểu kỹ xem nên lựa chọn server nào để gửi email marketing. Bạn có thể tham khảo Top 5 phần mềm email marketing hàng loạt tốt nhất. Đừng ngại đầu tư chi phí để rồi vừa mất tiền lại vừa không thu được kết quả. Mà ngoài ra biết đâu email domain của bạn còn bị đánh dấu spam vì sử dụng các server kém chất lượng.
Có thể bạn không gửi email hàng loạt. Nhưng một cá nhân hoặc một nhóm trong công ty bạn gửi marketing. Và bị các khách hàng (những người nhận được email) khiếu nại hoặc đánh dấu spam. Điều này cũng có thể làm ảnh hưởng đến IP server bạn bị liệt vào danh sách Blacklist. Từ đó khiến cho phần mềm gửi email gửi vào spam.
Blacklist là gì
Cụm từ này có thể các bạn đã từng nghe khá nhiều. Hiểu đơn giản, nó là tên thường gọi của các tổ chức thống kê các máy chủ gửi thư rác. Các tổ chức này thường xuyên cập nhật các thủ thuật, dùng nhiều biện pháp để dò tìm các địa chỉ IP server mail có dấu hiệu đáng ngờ. Các tổ chức này hoạt động phi lợi nhuận. Họ làm việc độc lập không chịu ảnh hưởng của bất kỳ cơ quan hay chính phủ nào.
Cách gỡ bỏ IP server khỏi danh sách Blacklist
Bạn có thể gửi yêu cầu tháo gỡ IP server mail ra khỏi blacklist. Nhưng trước đó, bạn cần chắn chắn đã dừng mọi hoạt động gửi email marketing bằng server email của bạn. Bởi Blacklist sẵn sàng giam IP của bạn vĩnh viễn nếu server mail tái diễn phát tán thư rác nhiều lần.
Thông thường các tổ chức Blacklist sẽ xóa bỏ IP máy chủ ra khỏi danh sách trong vòng 7 ngày hoặc có thể lâu hơn tùy vào số lượng thư rác bị phát tán.
2. Cấu hình Email server gửi đi
Một trong những yếu tố cơ bản khiến email gửi vào spam nằm ở việc bạn đã cấu hình sai email domain với server gửi. Lần lượt kiểm tra lại các yếu tố sau nhé :
Cấu hình SPF record
Sender Policy Framework (SPF) là một cơ chế đánh giá email nhằm phát hiện email có phải được giả mạo hay không. Cơ chế sẽ kiểm tra email được gửi từ domain nào. Và domain này có thuộc quyền của người quản trị domain đó hay không. Nói cách khác, Record TXT SPF là một kỹ thuật nhằm tăng độ tin cậy cho email của bạn khi gửi đi.
Chưa cấu hình DKIM
DKIM (DomainKeys Identified Mail) là một phương pháp xác thực e-mail bằng chữ ký số của domain gửi thư. Trong đó khóa công khai thường được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record. Còn khóa còn lại được cấu hình trong mail server.
3. Nội dung email bị đánh dấu spam
Sau khi đã kiểm tra các vấn đề kỹ thuật, bạn sẽ xem xét tiếp đến Nội dung email. Đây thường là nguyên nhân chính khiến email gửi vào spam. Theo kinh nghiệm hỗ trợ của TOP, các yếu tố khiến nội dung mail bị đánh dấu spam bao gồm :
- Trong nội dung chèn theo link liên kết như : Website, Facebook hoặc bất kỳ một link url nào đó.
- Chèn quá nhiều hình ảnh
- Chèn địa chỉ email domain trong nội dung
- Lặp lại nhiều lần số điện thoại liên hệ trong nội dung và tiêu đề
- Gửi đi gửi lại một nội dung cũ không thay đổi
Bạn có thể tham khảo bài Nguyên nhân gửi email vào spam và cách khắc phục để đưa ra giải pháp phù hợp với nội dung của bạn.
4. Email của bạn gửi đến địa chỉ của các tổ chức SPAM
Có một thực tế có thể bạn không hề biết. Đó là các tổ chức Blacklist thường tạo ra hàng loạt địa chỉ email để kiểm tra và tìm kiếm IP spam. Nếu mail của bạn vô tình gửi đúng vào địa chỉ của các tổ chức này. Thì coi như IP của bạn đã bị Blacklist rồi.
Vậy giải pháp đặt ra rất đơn giản. Đó là bạn chỉ cần xem xét lại danh sách email khách hàng. Với những data không rõ nguồn gốc thu thập. Bạn nên loại bỏ chúng khỏi danh sách. Hoặc tốt hơn hết là bạn nên tự thu thập, xin thông tin khách hàng để xây dựng data chất lượng. Nên nói không với việc mua bán danh sách email.
5. Sử dụng các server gửi email kém chất lượng
Khá nhiều người dùng ngại đầu tư chi phí nên thường chọn lựa những bên giá rẻ. Và “tiền nào thì của nấy”. Trước khi quyết định lựa chọn 1 server nào, bạn cần biết một thực tế. Đó là các server gửi email marketing tạo ra rất nhiều IP để gửi email số lượng lớn hàng loạt. Các IP con này thường bị các tổ chức Blacklist kiểm tra thường xuyên. Bởi vậy, chắc chắn sẽ có một số lượng IP bị liệt vào danh sách đen.
Đối với các server email marketing uy tín. Họ thường định kỳ “làm sạch” các IP của mình để gỡ tên khỏi danh sách Blacklist. Nhưng bên cạnh đó, cũng tồn tại khá nhiều bên không cải thiện uy tín của server, vẫn để mặc các IP trong danh sách Blacklist mà không gỡ bỏ.
Giải pháp khắc phục gửi email vào spam đó là cần tìm hiểu kỹ xem nên lựa chọn server nào để gửi email marketing. Bạn có thể tham khảo Top 5 phần mềm email marketing hàng loạt tốt nhất. Đừng ngại đầu tư chi phí để rồi vừa mất tiền lại vừa không thu được kết quả. Mà ngoài ra biết đâu email domain của bạn còn bị đánh dấu spam vì sử dụng các server kém chất lượng.
