Kinh nghiệm xử lý chứng từ thật cho kế toán mới ra trường

Nhiều bạn kế toán ra trường, cầm chứng từ thật trên tay không biết mình sẽ phải xử lý như nào, nên hôm nay mình xin mạn phép chia sẻ một số ý chính cho các bạn dễ hiểu hơn. - Bước 1: Như các bạn biết, kế toán luôn luôn có 2 bộ chứng từ gốc cần nhớ đó là : Đầu vào và đầu ra.Bộ chứng từ đầu vào thường bao gồm có hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng, kèm theo sau là Hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao… Bộ chứng từ gốc đầu ra gồm hóa đơn GTGT xuất bán ra hoặc Hóa đơn bán hàng xuất bán ra kèm theo sau là Biên bản bàn giao hàng hóa…. Bộ chứng từ gốc đầu vào thì luôn chi tiền và đầu ra thì chắc chắn 1 điều là tiền sẽ thu vào. - Bước 2: Phải luôn nhớ bất kỳ nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản trong nghiệp vụ đó (tức là ảnh hưởng 3 tài khoản cũng được) trong bản danh mục hệ thống tài khoản theo thông tư 200. Trong đó phải có ít nhất 1 tài khoản ghi NỢ và 1 tài khoản ghi CÓ. Trong đó thì tổng số tiền bên NỢ phải bằng tổng số tiền bên CÓ. +Ví dụ 1: Ngày 1/2/2019, Rút tiền gửi ngân hàng VCB về nhập quỹ tiền mặt là 20.000.000đ => Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (Tk 111) và Tiền gửi ngân hàng TK (112). +Ví dụ 2: Công ty An khang trả tiền mặt cho Công ty là 9 triệu đồng vào ngày 22/5/2019 (Cty An Khang mua thiếu từ tháng 4/2019. Nên ngày 22/5/2019, n Khang đến Cty để trả tiền mặt => Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (TK 111) và phải thu khách hàng (TK 131) Muốn xác định được nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng đến tài khoản nào? Thì chúng ta phải thuộc Danh mục hệ thống tài khoản theo TT200 hoặc TT133; Các bạn phải học thuộc thì các bạn mới xác định được nghiệp vụ kinh tế xảy ra ảnh hưởng đến tài khoản nào. =>Câu hỏi đặt ra làm sao thuộc cho nhanh danh mục hệ thống tài khoản cũng như học thuộc tính chất của các tài khoản từ loại 1 cho đến loại 9.Trước tiên, chúng ta chỉ cần học thuộc tài khoản có 3 chữ số thôi (tài khoản cấp 1, nếu các bạn học thuuộc tài khoản cấp 2 thi quá tuyệt vời, vì khi đi làm hạch toán nợ và có chúng ta phải ghi tài khoản chi tiết nhất, với các bạn là người mới chưa biết kế toán nên học từ từ thì bắt đầu học tài khoản cấp 1). Nếu thấy việc học thuộc danh mục hệ thống tài khoản khó khăn thì vấn đề việc xác định tài khoản cũng rất khó Trường hợp bí lắm thì các bạn có thể phải xác định được 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra ảnh hưởng đến từ ngữ nào trong nghiệp vụ đó cho quen trước, sau này học thuộc danh mục hệ thống tài khoản sau cũng không sao. +Ví dụ 1: Mua Ti vi cho Công ty chưa trả tiền cho Nhà cung cấp Minh Tâm, trị giá 35 triệu=> Vậy nghiệp vụ này là ảnh hưởng đến từ ngữ là Ti vi và Nhà cung cấp Minh Tâm. Nhà cung cấp là tài khoản 331, Còn Ti vi là tài khoản nào thì còn phụ thuộc vào tài sản cố định; CCDC hay chi phí trả trước ) .Lúc đó các bạn xác định rõ Ti Vi là tài khoản nào trong danh mục hệ thống tài khoản TT200 hay TT133 . +Ví dụ 2: Tạm ứng tiền mặt cho anh A đi công tác Hà Nội 2 ngày là 10 triệu=> Nghiệp vụ này ảnh hưởng đến từ ngữ là TẠM ỨNG và TIỀN MẶT. Vậy tạm ứng là tài khoản 141 và tiền mặt là tài khoản 111. - Bước 3:Sau khi xác định ảnh hưởng đến tài khoản nào rồi thì chúng ta cần biết tài khoản nào GHI NỢ và tài khoản nào GHI CÓ. Chính vì vậy, ta phải học thuộc tính chất của các tài khoản từ đầu 1 cho đến đầu 9 : +Tính chất tài khoản đầu 1 ;2 (Tài sản):là tài sản thuộc sở hữu của Công ty Phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên nợ. Tài sản thì mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai +Tính chất tài khoản đầu 3;4 (Nguồn vốn):Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản, bất kỳ 1 tài sản nào cũng có nguồn hình thành (Có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả đầu 3 và vốn tự có đầu 4. Học thuộc tính chất tài khoản đầu 1;2 suy ra tính chất của tài khoản đầu 3;4 thì ngược lại đầu 1;2 : Tính chất TK đầu 3 ;4 là Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên Có. +Tính chất của Tk đầu 5;7(Doanh thu): Khi phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có ,phát sinh giảm ghi bên nợ .Do cuối tháng kết chuyển vào TK đầu 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ nên không có số dư. +Tính chất của đầu 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất TK đầu 5;7 suy ra tính chất của TK đầu 6;8 (Chi phí) thì ngược lại . Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có . Do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ nên cũng không có số dư . Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh , không mang lại lợi ích kinh tế trong những kỳ kế toán tiếp theo (Các bạn nên nhớ chỗ này, rất quan trọng). Tóm lại : Tài khoản đầu 1;2;6;8 Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có; Tài khoản đầu 3;4;5;7 phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ. Về số dư tài khoản: + Tài khoản đầu 1;2 có số dư bên Nợ; Số dư cuối kỳ ghi bên nợ=Số dư đầu kỳ bên nợ 1;2+Phát sinh tăng bên nợ-Phát sinh giảm bên có. + Tài khoản đầu 3;4 có số dư ghi bên Có; Số dư cuối kỳ bên có=Số dư đầu kỳ bên Có 3;4+Phát sinh tăng bên có-Phát sinh giảm bên Nợ +Tài khoản loại 5;6;7;8;9 không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Do đó số dư = 0). - Bước 4: Sau khi xác định nghiệp vụ kế toán ảnh hưởng đến tài khoản nào rồi và cũng như biết được tính chất của tài khoản đó rồi thì chúng ta phải biết ghi Nợ và Có của từng tài khoản, cách đơn giản nhất là trong những tài khoản ảnh hưởng mà các bạn xác định được 1 tài khoản ghi Nợ hoặc ghi Có thì tài khoản còn lại phải ghi ngược lại. +Ví dụ: Ngày 01/02/2019 Rút tiền gửi ngân hàng VCB về nhập quỹ tiền mặt là 20.000.000=> Nghiệp vụ này ảnh hưởng 2 tài khoản là Tiền mặt (Tk 111) và Tiền gửi ngân hàng (TK 112).=> Vậy sau khi xác định ảnh hưởng 2 tài khoản 111 và 112 rồi thì ta xác định 2 tài khoản này là TK đầu 1 (Tăng ghi bên nợ và Giảm ghi bên Có. Các bạn xác định tài khoản 112 là rút tiền gửi ngân hàng nên tiền gửi ngân hàng Giảm=> Tiền gửi ngân hàng giảm ghi bên Có 112 nên tài khoản còn lại TK 111 ghi bên Nợ. Để thành thạo luyện ghi nợ và ghi có của tài khoản, không còn cách nào khác phải luyện tập mà thôi, có nhiều cách để luyện nghiệp vụ nợ và có như sau: •Lấy thông tư ra học, trong thông tư sẽ hướng dẫn cho rất nhiều trường hợp hạch toán nợ và có, sẽ giúp cho bạn làm quen với vấn đề hạch toán nợ và có •Lên google search Bài tập và bài giải kế toán để luyện nghiệp vụ NỢ VÀ CÓ. Rất nhiều bài tập và bải giải kế toán. -Bước 5: Sau khi các bạn đã nắm từ bước 1 đến bước 4 rồi thì tôi nói tiếp bước 5 này như nhắc lại cho các bạn để các bạn nắm rõ hơn + Bộ chứng từ đầu vào: luôn nhớ là đầu vào là các bạn phải bỏ tiền ra. Hoặc mua chịu. Mà khi mua hàng hoá và dịch vụ thì các bạn phải yêu cầu bên bán xuất cho bạn 1 tờ hoá đơn GTGT hoặc 1 Tờ hoá đơn bán hàng. Các bạn có thể xem mẫu hóa đơn gtgt trên mạng (google gõ hóa đơn GTGT) =>Khi trên tay kế toán đang cầm Chứng từ đầu vào là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng ta cần xem là hoá đơn này mua chịu hay là mua bằng tiền mặt hay là mua bằng chuyển khoản để từ đó lập các chứng từ kế toán để ghi sổ. Sau đó kẹp Chứng từ kế toán (chứng từ dùng để ghi sổ) với hoá đơn đầu vào này lại với nhau trở thành 1 bộ chứng từ đầy đủ. Dựa vào chứng từ gốc mà chủ yếu là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng đầu vào kế toán tiến hành phân tích để xác định tài khoản nợ và tài khoản có rồi tiến hành ghi sổ sách kế toán (Ngoài hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng này ra nếu có chứng từ gốc kèm theo thì có thể có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao... Tuỳ theo mỗi trường hợp, không phải trường hợp nào cũng có. Nhưng phải bắt buộc phải có hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng đầu vào , sau đó kế toán phải hạch toán (ghi sổ như sau): Nợ chi phí TK 627,642;641;635;811 (Chọn tài khoản chi phí này loại nào thì các bạn tự đọc thôg tư, các bạn có thể lễn google gõ cách sử dụng của từng tài khoản đó là các bạn sẽ biết cách sử dụng từ tài khoản) Nợ TK 211;213;153;242;241 Nợ TK 133 (1;2). Chọn số 1 hay số 2 là tùy theo là thuế GTGT của TSCĐ hay thuế GTGT của hàng hóa và dịch vụ Nợ TK 152;1561;151;157 Có TK 111;112;331 Đối với trường hợp về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì chứng từ đầu vào không phải là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng mà bộ chứng từ đặc thù của trường hợp này là Bộ hồ sơ lương gồm : Bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động; quy chế tiền lương thưởng . +Bộ chứng từ đầu ra : Đây là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng mà Công ty khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì phải xuất hoá đơn cho khách hàng theo đúng quy định của Luật thuế về vấn đề xuất hoá đơn. Cầm trên tay hóa đơn GTGT đầu ra. Chúng ta sẽ hạch toán 2 nghiệp vụ Nghiệp vụ 1 doanh thu hoặc thu nhập khác Nợ TK 1111;1121;131: Tổng tiền thanh toán (Tùy theo bản chất là bán hàng thu tiền hay chưa để sử dụng tài khoản cho chính xác Có TK 511 khi bán HHDV của ngành nghề kinh doanh chính Có TK 711 trong trường hợp chuyển nhượng TSCĐ Có 33311: Thuế VAT đầu ra: Giá bán chưa Vat *Thuế suất Nghiệp vụ 2: Giá vốn hoặc chi phí khác Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán của ngành nghề kinh doanh chính Nợ TK 811 chi phí khác xảy ra khi chuyển nhượng tài sản cố định Có TK 155,1561 : Số lượng *Đơn giá xuất kho Hoặc Nợ TK 811 Nợ TK 2141 (Hao mòn tài sản cố định hữu hình) Nợ TK 2143 (Hao mòn tài sản cố định vô hình) Có 211 (Tài sản cố định hữu hình) Có 213 (Tài sản cố định vô hình) + Chứng từ Sổ phụ ngân hàng: kèm theo Giấy báo nợ và giấy báo có của ngân hàng cũng như các chứng từ liên quan đến ngân hàng(Ví dụ như uỷ nhiệm chi; Giấy nộp tiền mặt; Giấy nộp tiền thuế.. Cụ thể của từng nghiệp vụ mình sẽ chia sẻ vào một dịp khác ạ. Sưu tầm