Tư vấn Lưu ngay 10+ mẹo sử dụng mail 365 hiệu quả nhất của MSO

[msovietnam]

Muốn sử dụng mail 365 hiệu quả, người dùng không nên bỏ qua 10+ mẹo được chúng tôi tổng hợp bên dưới. Lưu ý, hãy lưu ngay bài viết này lại để sử dụng khi cần bất cứ lúc nào nhé!

Mail 365 là gì?​

Khi nhắc đến cái tên mail 365, có lẽ nhiều người dùng đã biết được dịch vụ mà chúng tôi muốn đề cập đến chính là email Outlook 365. Đây chính là một trong những công cụ quen thuộc nằm trong bộ công cụ của cài đặt Microsoft 365, người dùng có thể truy cập và sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.

Hiện tại, phần mềm này được sử dụng rộng rãi ngay cả với người dùng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Bởi lẽ, người dùng sẽ được sử dụng đa dạng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao được tích hợp sẵn, hơn nữa hãng sẽ tiếp tục cập nhật các tính năng mới theo thời gian để người dùng trải nghiệm. Để hỗ trợ người dùng sử dụng mail 365 một cách hiệu quả nhất, chúng tôi đã chuẩn bị nội dung bên dưới để chia sẻ những mẹo dùng công cụ này.

10+ mẹo sử dụng mail 365​

Không phải người dùng nào cũng nắm rõ được những mẹo sử dụng mail 365 một cách hiệu quả và đạt được mong muốn cao nhất. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay những gợi ý được chúng tôi tổng hợp bên dưới đây.

Nghe và đọc email​

Nếu người dùng không muốn mất quá nhiều thời gian để đọc từng email có trong hộp thư đến của mail 365, gợi ý của chúng tôi là sử dụng kết hợp cùng trợ lý ảo Cortana. Bằng cách ứng dụng trợ lý ảo cùng với Outlook 365, người dùng có thể nghe toàn bộ nội dung có trong email ngay cả khi đang di chuyển trên đường. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể tự quản lý hộp thư đến của mình một cách gọn gàng bằng cách sử dụng giọng nói để điều chỉnh nhanh chóng.

Sử dụng @ten để thu hút người dùng khác​

Nếu người dùng muốn nhắc đến một hoặc nhiều người dùng khác trong cùng doanh nghiệp, việc gửi thư đến từng cá nhân hoặc nhắn tin vào nhóm nội bộ có thể sẽ làm ảnh hưởng đến công việc của các thành viên khác. Chính vì vậy, mail 365 được tích hợp thêm một tính năng nhắc đến người dùng khác bằng cách sử dụng @ten và lựa chọn thành viên phù hợp. Khi thao tác thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người được nhắc đến có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ. Tính năng này không chỉ được áp dụng trong phần mềm mail 365 mà người dùng cùng có thể áp dụng đối với công cụ Word, Excel, PowerPoint, OneDrive…

Chia sẻ lịch làm việc​

Trong mail 365, người dùng có thể sử dụng công cụ lịch để lưu các công việc cần làm của cá nhân hoặc đội nhóm. Tuy nhiên, để làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn, người dùng có thể chia sẻ lịch làm việc này với một hoặc nhiều thành viên khác nhau. Khi đó, toàn bộ những người được chia sẻ có thể nhìn thấy số lượng công việc mà người dùng thực hiện với chi tiết thời gian cụ thể. Do đó, người dùng có thể chủ động sắp xếp để hạn chế việc trùng lặp lịch làm việc.

Phân loại thư​

Trong mail Outlook 365, người dùng có thể chủ động sắp xếp hộp thư của cá nhân để có thể theo dõi dễ dàng nhất. Khi đó, với những email quan trọng người dùng có thể chủ động sắp xếp chúng vào mục ưu tiên để mở và xem bất cứ lúc nào. Ngoài ra, người dùng cũng có thể lựa chọn tính năng luôn chuyển ưu tiên để đảm bảo xem được thư này ở một vị trí nhất định.

Tạo các tùy chọn nhanh chóng​

Khi sử dụng mail 365, người dùng có thể chủ động tạo các tùy chọn một cách nhanh chóng nhất để hỗ trợ quản lý hệ thống email. Nếu người dùng muốn sử dụng tính năng này chỉ việc truy cập vào mục Cài đặt, sau đó click chọn Tùy chọn trượt nhanh.

• Xóa: Để loại bỏ email khỏi chính hộp thư.
• Đánh dấu đọc: Xác định tình trạng người nhận đã xem email.
• Đánh dấu chưa đọc: Xác định tình trạng người nhận chưa xem email.
• Gắn cờ: Nhằm đánh dấu vào các thư quan trọng cần xử lý nhanh chóng và kịp thời.
• Lưu trữ: Nhằm di chuyển email vào các thư mục lưu trữ quan trọng.

Chỉ hiển thị email quan trọng​

Nếu người dùng không muốn bị quấy rầy bởi những thông báo email không quan trọng. Để sử dụng tính năng này, người dùng có thể thao tác thực hiện với các bước triển khai như sau:
Di chuyển đến mục Mail Options => tiếp đến click chọn Settings. Nếu muốn nhận các thư quan trọng, người dùng chỉ cần tạo một Rule trong Outlook. Để có thể thiết lập người dùng chỉ cần truy cập vào mục Home, tiếp đến chọn Rules and Alerts để hoàn tất.

Tạo email mẫu​

Để tiết kiệm thời gian soạn thảo email có nội dung tương tự nhau, người dùng có thể dùng email mẫu trên mail 365. Ngay sau khi thao tác người dùng chỉ cần click chọn File, sau đó chọn Save As… và click chọn Outlook template. Sau khi đã lưu vào mục này, người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào bằng cách truy cập mục New Items, sau đó chọn mẫu để sử dụng, tiếp đến người dùng click chọn Templates in File System và chọn mẫu đã được chọn trước đó.

Bật tính năng không làm phiền​

Nếu người dùng không muốn bị làm phiền bởi những thông báo từ mail 365, có thể sử dụng thêm tính năng đặt lịch để tự động kích hoạt chúng vào một khoảng thời gian cố định. Bằng cách này, người dùng có thể chủ động sắp xếp thời gian để làm việc một cách hiệu quả nhất.

Sử dụng phím tắt​

Với mail 365, người dùng có thể sử dụng dễ dàng hơn bao giờ hết bằng cách sử dụng các phím tắt. Khi đó, người dùng hãy tham khảo ngay một vài những gợi ý như sau:

• Ctrl + R: Để mở email.
• Alt + R: Trả lời email cho tất cả mọi người và tiến hành chuyển tiếp đến chế độ xem lịch dựa theo tuần.
• Alt + W: Chuyển tiếp email.
• Ctrl + M: Gửi và nhận tất cả email.
• Alt + S: Gửi nhanh email.
• Ctrl + G: Mở hộp thư đến một ngày nhất định.

Tạo mục tìm kiếm cho các thư quan trọng​

Trên mail 365, người dùng có thể tạo riêng mục tìm kiếm cho email Outlook nhằm mục đích quản lý các thư quan trọng. Để sử dụng được, người dùng chỉ cần di chuyển đến khung điều hướng và tìm đến mục Search Folders. Tiếp đến người dùng chọn New Search Folder để thiết lập những tiêu chí cho chính mục tìm kiếm của mình.

Trên đây là một vài những mẹo được MSO chia sẻ để người dùng lưu lại khi sử dụng mail 365. Nếu người dùng muốn nhận được sự hỗ trợ nào từ chúng tôi vui lòng liên hệ ngay đến địa chỉ:
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn.