Microsoft 365 phần mềm làm việc nhóm online hiệu quả được MSO gợi ý

[msovietnam]

Để doanh nghiệp xây dựng được một quy trình làm việc nhóm online hiệu quả là điều không mấy dễ dàng. Tuy nhiên, rất nhiều người dùng lại chưa biết đến giải pháp làm việc quen thuộc của Microsoft 365 để ứng dụng trong doanh nghiệp. Tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn về xu hướng làm việc nhóm hiệu quả này.

Lý do làm việc nhóm online không hiệu quả​

Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp gặp phải tình trạng nhân sự làm việc nhóm online nhưng không đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Vậy đâu là những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên:

• Truyền đạt thông tin không rõ ràng: Khi làm việc trực tuyến, các nhân sự và lãnh đạo không thể trực tiếp trao đổi công việc với nhau dẫn đến tình trạng thông tin được truyền đạt không rõ ràng hoặc không đầy đủ. Trong nhiều trường hợp còn dẫn đến tình trạng hiểu sai ý và gây mất đoàn kết, để lại hậu quả nghiêm trọng.
• Chia sẻ thông tin không đồng đều: Ban lãnh đạo gửi thông tin nhưng một số cá nhân, bộ phận hoặc phòng ban không nắm được là điều khó tránh khỏi khi làm việc nhóm online. Điều này sẽ khiến cho hoạt động quản lý bị đảo lộn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.
• Dữ liệu không đồng nhất: Mỗi phòng ban lại sử dụng một nền tảng riêng để gửi và lưu trữ tài liệu dẫn đến tình trạng dữ liệu được chỉnh sửa nhưng các nhân sự khác cũng không nắm được.
• Thiếu sự tương tác: Khi làm việc nhóm online tỉ lệ tương tác kém hơn vì người dùng không được chia sẻ ý kiến, góp ý về những dự án đang thực hiện.
• Dễ mất tập trung: Điều này cũng khó tránh khỏi khi làm việc tại nhà, người dùng sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như gia đình, cuộc sống và môi trường xung quanh.
• Khó quản lý công việc: Mỗi thành viên một đầu việc nhưng không có nền tảng để quản lý, báo cáo công việc một cách thủ công khiến nhà lãnh đạo không nắm bắt được tiến độ thực hiện và hiệu quả làm việc như thế nào.

Với những lý do trên đây, doanh nghiệp đã nhìn ra được tầm quan trọng của việc làm việc nhóm online hiệu quả là như thế nào. Để khắc phục tình trạng trên, chúng tôi gợi ý người dùng tham khảo giải pháp làm việc tất cả trong một của Microsoft 365.

Quy trình làm việc nhóm online hiệu quả với Microsoft 365​

Xu hướng làm việc nhóm online Microsoft 365 được đánh giá là hiệu quả với hầu hết các doanh nghiệp hoạt động ở tất cả các quốc gia trên thế giới và không chỉ riêng lĩnh vực nào mới có thể áp dụng. Dưới đây là quy trình làm việc hoàn chỉnh mà người dùng có thể tham khảo cho doanh nghiệp của mình với bộ công cụ làm việc đỉnh cao của Microsoft.

Làm việc với bộ Office 365 bản quyền​

Để làm việc nhóm online hiệu quả trước tiên phải có phần mềm hỗ trợ làm việc và bộ Office 365 bản quyền sẽ giúp người dùng thực hiện tốt. Hiện nay, bộ công cụ này đã quá quen thuộc với nhiều người dùng đặc biệt là với các doanh nghiệp bởi vai trò cũng như chức năng mà từng công cụ này sở hữu:

• Word: Hỗ trợ soạn thảo văn bản, hợp đồng, tài liệu… bằng cả hình thức online là offline.
• Excel: Bảng tính chuyên nghiệp giúp người dùng giải quyết nhanh chóng các số liệu thống kê, tính toán dễ dàng bằng cách triển khai các hàm, xây dựng biểu đồ trực quan như ý.
• PowerPoint: Nền tảng xây dựng slide thuyết trình báo công việc, thiết lập dự án mới với nhiều mẫu đa dạng các lĩnh vực.

Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng kết hợp cùng với OneNote để ghi chú các thông tin cần thiết.

Sử dụng nền tảng email doanh nghiệp Outlook​

Giải pháp làm việc nhóm online hiệu quả tiếp đến của Microsoft 365 chính là nền tảng gửi nhận thư điện tử Outlook. Với phần mềm này, ngoài chức năng gửi email với tên miền tùy chỉnh người dùng còn được sử dụng tính năng quản lý lịch làm việc, lưu trữ dữ liệu email với bộ nhớ 50GB. Bằng cách này, người dùng có thể chủ động làm việc với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác mà không bị ảnh hưởng nhiều bởi các yếu tố khác.

Nền tảng lưu trữ dữ liệu OneDrive​

Với số lượng công việc nhiều kéo theo dữ liệu và thông tin cần được lưu trữ trong quá trình làm việc nhóm online ngày càng nhiều. Do đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây OneDrive với 1TB dung lượng cho mỗi người dùng. Khi đó, người dùng sẽ không phải lo lắng khi bộ nhớ đầy hoặc sử dụng tài liệu giấy vừa mất thời gian lại tốn kém chi phí.

Tổ chức cuộc họp với Teams​

Thay vì làm việc nhóm online trên mạng xã hội Facebook, Zalo, Telegram… vừa mất an toàn lại khó kiểm soát, người dùng có thể sử dụng Microsoft Teams để đồng nhất trao đổi công việc trong doanh nghiệp. Với phần mềm này, người dùng có thể tạo nhóm làm việc riêng để dễ dàng liên hệ, tổ chức cuộc họp lên đến 300 thành viên tham dự, chia sẻ dữ liệu trực tuyến, tham gia đóng góp ý kiến trực tuyến.

Quản lý công việc với Planner, To Do​

Một trong những khó khăn lớn nhất khi làm việc nhóm online chính là quản lý công việc của cá nhân và đội nhóm. Để thực hiện tốt điều này, người dùng chỉ cần sử dụng phần mềm Planner hoặc To Do được tích hợp sẵn trong bộ ứng dụng của Microsoft 365. Khi đó, người dùng có thể tự quản lý công việc của cá nhân và các nhà quản lý cũng nắm được tiến độ thực hiện cũng như hiệu quả đạt được.

Một vài các phần mềm hỗ trợ khác​

Ngoài những phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả trên, Microsoft 365 còn sở hữu thêm nhiều các ứng dụng khác như Power BI liên quan đến phân tích dữ liệu, SharePoint, Yammer, Access, Publisher…
Toàn bộ các ứng dụng trên đây đều có trong giải pháp làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365 để hỗ trợ người dùng làm việc nhóm online hiệu quả. Để đăng ký tài khoản bản quyền, người dùng có thể liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua địa chỉ:
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn