Tư vấn MSO bật mí cách làm việc nhóm online với Microsoft Teams

[msovietnam]

Bất cứ một nhà lãnh đạo nào cũng cần xây dựng đội nhóm làm việc để đảm bảo hiệu quả nhất. Nếu vẫn chưa tìm ra được giải pháp phù hợp thì hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu về Microsoft Teams phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm online tất cả trong một.​

Microsoft Teams là gì?​

Microsoft Teams hay còn được gọi tắt là Teams, một trong những phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm online được Microsoft phát hành. Rất nhiều người dùng không còn quá xa lạ với phần mềm này vì đây chính là nền tảng giao tiếp cực kỳ hiệu quả đã và đang cạnh tranh trực tiếp với Zoom, Slack và Meet. Ngoài khả năng cộng tác trong cuộc trò chuyện, công cụ này còn được tích hợp thêm nhiều điểm nổi bật như chia sẻ và lưu trữ tài liệu, sticker, nhãn dán sinh động…

Với phần mềm này, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối để trao đổi công việc cùng nhau. Do đó, người làm chủ doanh nghiệp đã có thể tìm ra giải pháp để kết nối nhân sự, gia tăng hiệu quả làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các tính năng đặc biệt mà phần mềm này đang sở hữu khiến người dùng nhất định không thể bỏ qua.

Các tính năng của phần mềm làm việc nhóm online Teams​

Một công cụ hỗ trợ làm việc nhóm online hoàn hảo yêu cầu tích hợp rất nhiều các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Phần mềm Microsoft Teams là một trong những ví dụ điển hình được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn với đa dạng các tính năng như:

Tạo phòng chat​

Để làm việc nhóm online hiệu quả, mỗi bộ phận, phòng ban hay từng dự án đều phải thiết lập một phòng chat riêng và người dùng có thể hoàn toàn sử dụng Teams để thực hiện điều đó. Tại đây, trưởng nhóm sẽ có quyền cao nhất để cho phép các thành viên tham dự, chia sẻ nội dung tài liệu, gửi tin nhắn trao đổi để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Hơn nữa, người dùng cũng có thể tổ chức một cuộc họp video call, thuyết trình dự án triển khai để có sự tương tác nhất nhất giữa các thành viên với nhau.

Chia sẻ tài liệu​

Tiếp đến là tính năng chia sẻ tài liệu của Microsoft Teams giúp người dùng trao đổi và kết nối hiệu quả khi làm việc nhóm online. Với các dạng tài liệu có dung lượng lớn, người dùng có thể kết hợp cùng với OneDrive để lưu trữ, tiếp đến sao chép và phân quyền tới các thành viên trong nhóm để cùng nhau thảo luận. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể yên tâm bảo vệ dữ liệu một cách an toàn nhất mà không lo lắng bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài.

Tổ chức cuộc họp thoại & hội nghị âm thanh​

Bất cứ người dùng nào khi làm việc nhóm online trên nền tảng Teams cũng không thể bỏ qua tính năng tổ chức cuộc họp thoại kết hợp với hội nghị âm thanh. Bởi lẽ, người dùng có thể thêm số lượng người tham dự lên đến 300 thành viên để cùng trao đổi và đưa ra ý kiến đánh giá phù hợp.

Ghi lại cuộc họp​

Ngoài những tính năng trên thì Microsoft Teams còn được biết đến với khả năng ghi lại các cuộc họp, cuộc thảo luận làm việc nhóm online. Bằng cách này, bất cứ khi nào người dùng muốn tìm kiếm lại đều có thể thực hiện dễ dàng với một kho lưu trữ an toàn. Ngoài ra, đây cũng là một trong những tính năng được sử dụng làm bằng chứng để bảo vệ những người tham dự trong bất cứ tình huống nào.

Tích hợp cùng ứng dụng khác​

Cuối cùng là tính năng tích hợp đồng bộ với đa dạng các ứng dụng được phát hành bởi Microsoft. Điều này có nghĩa là người dùng chỉ cần đăng nhập một lần duy nhất là có thể trải nghiệm được đa dạng các ứng dụng như Office 365, OneDrive, SharePoint… kết hợp cùng với Teams. Lấy một ví dụ điển hình như khi người dùng muốn gửi tài liệu cho nhóm làm việc online qua Teams có thể chuyển trực tiếp thông qua email Outlook, gửi link trên OneDrive…

Với những tính năng đặc biệt trên đây, người dùng chắc chắn không thể bỏ quan Teams trong công tác hỗ trợ làm việc nhóm online một cách hiệu quả nhất. Tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng phần mềm này một cách chi tiết nhất.

Hướng dẫn sử dụng Teams để làm việc nhóm online​

Phần mềm Teams có giao diện tương đối dễ sử dụng do đó người dùng hoàn toàn có thể tự thao tác để làm việc nhóm online hiệu quả. Dưới đây là các bước hướng dẫn được chúng tôi chuẩn bị mà người dùng có thể tham khảo ngay:
Bước 1: Đăng ký phần mềm cài đặt Microsoft 365 bản quyền để sử dụng Microsoft Teams làm việc nhóm online.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản vào ứng dụng được cài đặt trên thiết bị. Lưu ý, người dùng có thể sử dụng trên điện thoại hoặc máy tính đều được.
Bước 3: Mở ứng dụng Microsoft Teams và tiến hành trải nghiệm sử dụng.

• Tham gia cuộc họp nhóm sẵn có bằng cách chỉ cần nhập mã Code hoặc được trưởng nhóm mời tham dự thông qua đường link.

• Tổ chức cuộc họp nhóm bằng cách click chọn Create teams.

• Tham gia làm việc nhóm online để thao tác gửi tin nhắn, gửi tài liệu, ghi cuộc trò chuyện…

Bước 4: Hoàn tất
Chỉ với 04 bước cơ bản, người dùng có thể tổ chức làm việc nhóm online với Teams để đạt được hiệu quả cao nhất.

Trên đây là những nội dung mà người dùng có thể tham khảo tổ chức làm việc nhóm online với phần mềm Microsoft Teams. Nếu người dùng muốn đăng ký phần mềm Microsoft 365 bản quyền vui lòng liên hệ tới địa chỉ:
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn